برای چند لحظه زمانی را تصور کنید که کل اطلاعات پست الکترونیکی شما شامل آدرس ها، شماره های تلفن ، اسناد مهم ، تصاویر و غیره ناپدید شوند. مسلماً این اتفاق برای شما بسیار مصیبت بار خواهد بود.
اگر مرتباً از نامه های الکترونیکی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید ، نگران به وجود آمدن چنین وضعیتی نباشید . بنابراین به این کار اهمیت ویژه ای دهید . برای اینکه در روند تهیه نسخه پشتیبان از نامه های الکترونیکی به شما کمک کنیم ، مراحل انجام این کار را با برخی از برنامه های متداول در این زمینه توضیح می دهیم . قبل از شروع کار ، اشاره به این نکته ضروری است که دو راه برای بازیابی نامه های الکترونیکی وجود دارد :
1) نخست دسترسی به نامه ها با استفاده از یک برنامه پست الکترونیکی نصب شده روی رایانه .
2) دیگری استفاده از وب سایت ویژه ارائه دهنده پست الکترونیکی .
در هر کدام از این دو مورد برای ایجاد امنیت خاطر بیشتر ، باید فایل هایتان را روی یک درایو قابل حمل مثل یک CD ذخیره کنید.
روش اول: برنامه های پست الکترونیکی
برنامه های پست الکترونیکی بسیاری وجود دارند . در این جا مراحل پشتیبانی از نامه های الکترونیکی توسط سه نمونه از مهم ترین آنها را بررسی می کنیم.

1. AOL : نرم افزارAOL باعث سهولت دسترسی به سرویس پست الکترونیکی AOL می شود . حتی اگر از برنامه AOL روی رایانه تان استفاده کنید ، نامه هایتان روی سرورهای AOL مستقر می شوند، در نتیجه می توانید از طریق برنامه AOL یا وب سایت AOL به پست الکترونیکی AOL دسترسی پیدا کنید .
AOL به صورت خودکار نامه های ذخیره شده روی سرورهای خود را بعد از مدت محدودی پاک می کند. از این رو باید به صورت مرتب از نامه های الکترونیکی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. تمام نامه های جدید و خوانده نشده به پوشه New Mail در Aol Security Edition فرستاده می شوند . نامه ها برای مدت محدودی در این پوشه باقی می مانند و بعد از اینکه یک نامه را خواندید به پوشه Old Mail منتقل می شود که در آنجا برای مدت محدودی باقی می ماند. این پوشه ها روی سرورهای AOL مستقر هستند. وقتی که این محدوده زمانی به پایان برسد AOL آن نامه را پاک می کند. علاوه بر پاک کردن خودکار نامه ها بعد از یک مدت خاص ، نامه ها را از سرورهای AOL به رایانه خانگی خود انتقال دهید . AOL از پوشه ای با نام Saved on my pc برای ذخیره دائمی کپی نامه هایی که انتخاب کرده اید ، استفاده می کند. این پوشه همچنین با نام Personal Filing Cabinet هم شناخته می شود که روی رایانه تان مستقر می شود.
از آنجا کهPersonal Filing Cabinet شامل نامه هایی می شود که آنها را برای نگهداری انتخاب کرده اید، پس باید از آن نسخه پشتیبان تهیه کنید . بدین منظور به آدرس زیر بروید:
C:/DOCUMENTS AND SETTINGS/ALL USERS/APPLICATION DATA/C_AMERICA ONLINE9.0
سپس به دنبال پوشه ای با نام Organize بگردید و کل این پوشه را روی CD یا درایو Flash کپی کنید . در صورتی که لازم است نسخه پشتیبان را بازیابی کنید ، پوشه Organize و محتویات آن را در آدرس زیر کپی کنید :
C:/DOCUMENTS AND SETTINGS/ALL USERS/APPLICATION DATA/AOL/C_AMERICA ONLINE9.0
2. Outlook : این برنامه فقط نامه الکترونیکی را ذخیره نمی کند بلکه تقویم ، عملکردها و یادداشت ها را نیز درون فایلی با نام PST (PERSONAL FOLDERS) ذخیره می کند. برای اینکه از اطلاعات خود در OUTLOOK نسخه پشتیبان تهیه کنید ، PERSONAL FOLDERS BACKUP را از سایت مایکروسافت به صورت رایگان دریافت و اجرا کنید. بدین منظور به آدرس زیر بروید:

OUTLOOK 2003/2002 ADD-IN : PERSONAL FOLDERS BACKUP
برنامه افزودنی به شما توانایی تهیه نسخه پشتیبان از نامه های الکترونیکی در فاصله های زمانی مشخص را می دهد.
3. Outlook Express : برنامه تهیه نسخه پشتیبان در OUTLOOK EXPRESS با OUTLOOK تفاوت دارد ، بدین منظور ابتدا این برنامه را باز کنید و به منوی TOOLS بروید و OPTIONS را انتخاب کرده و سپس روی زبانه لایت کنید. کلیدهای CTRL + C را برای کپی این محل در کلیپ برد فشار دهید ، سپس روی CANCEL کلیک کرده و دوباره روی آن کلیک کنید تا کادرهای محاوره ای بسته شوند. بعد از اتمام این مراحل ، روی START و سپس RUN کلیک کنید. در کادر OPEN کلیدهای CTRL+V را برای انتقال محل ، فشار دهید و سپس روی OK کلیک کنید. سپس لیستی از تمام فایل های DBX فایل های مربوط به OUTLOOK EXPRESS را مشاهده خواهید کرد . برای امنیت خاطر بیشتر تمام این فایل های DBX را روی یک درایو قابل حمل کپی کنید.
روش دوم: تهیه نسخه پشتیبان از پست الکترونیکی مبتنی بر وب
پست الکترونیکی مبتنی بر وب دارای ویژگی های متفاوتی است از جمله توانایی دسترسی به نامه های الکترونیکی در زمان . با وجود این از آنجا که برنامه های پست الکترونیکی، نامه های شما را روی سرورهایشان ذخیره می کنند ، تهیه نسخه پشتیبان از آنها مشکل خواهد بود. اگر چه می توانید با استفاده از دستور SAVE AS در INTERNET EXPLORER یا یک مرورگر دیگر نامه ای خود را ذخیره کنید ولی این روشی غیر کارآمد برای تهیه نسخه پشتیبان از تعداد زیادی از نامه هاست. در اغلب برنامه های پست الکترونیکی مبتنی بر وب مثل GMAIL، HOTMAIL و YAHOO MAIL ، لازم است که نامه هایتان را توسط یک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS بفرستید یا دریافت کنید . سپس از دستورالعمل های این برنامه برای تهیه نسخه پشتیبان از نامه هایتان بهره ببرید.
1. GMAIL : از بین سه سرویس پست الکترونیک مبتنی بر وب که در اینجا آنها را بررسی می کنیم GMAIL تنها سرویسی است که به صورت رایگان و بدون نیاز به نرم افزاری مجزا نامه ها را به برنامه دیگری انتقال می دهد . در GMAILمی توانید از ویژگی انتقال POST OFFICE PROTOCOL (POP) استفاده کنید. این ویژگی نامه های شما را دوباره به یک حساب پست الکترونیکی که انتخاب کرده اید، می فرستد.
برای استفاده از این گزینه ، به حساب GMAIL وارد شوید و روی پیوند SETTINGS کلیک کنید سپس روی زبانه FORWARDING AND POP کلیک کنید. دکمه رادیویی کنار FORWARD A COPY OF INCOMING MAIL را انتخاب کرده و آدرس پست الکترونیکی مقصد را وارد کنید، سپس می توانید بعد از انتقال نامه از بین نگهداری ، آرشیو کردن یا حذف پیام ها در سرور GMAIL ، یکی را انتخاب کنید.
اگر هرزنامه های زیادی وارد صندوق پستی شما می شوند ، می توانید نامه ها را قبل از انتقال فیلتر کنید و نامه هایی را که ملاک های لازم را شامل نمی شوند، حذف کنید. برای اینکه کار را تکمیل کنید روی SAVE CHANGES در زبانه FORWARDING AND POP کلیک کنید.
2. MSN HOTMAIL : این سرویس قابلیت پشتیبانی را فقط به صورت غیر رایگان ارائه می دهد . اگر نمی خواهید پولی برای ویژگی های بیشتر آن بپردازید ، باید به انتخاب خود از یک برنامه دیگر برای فرستادن نامه ها به یک آدرس پست الکترونیکی استفاده کنید .
FOR HOTMAIL GET MAIL واقع در آدرسWWW.E_EEASY.CON/GETMAILASPX که به صورت رایگان است ، دارای رابط کاربردی ساده ای است و این توانایی را به شما می دهد تا به صورت خودکار نامه های خود را به حساب پست الکترونیکی دیگری انتقال دهید. برنامه دیگر برای این منظور WEB MAIL ASSISTANT است واقع در آدرسWWW.OMESEEK.COM که البته رایگان نیست و نامه های HOTMAIL را به یک حساب پست الکترونیکی که از قبل مشخص کرده اید، می فرستد و دارای عملکردهای فیلتر کردن هرزنامه و ادغام نامه ها است.
علاوه بر این WEB MAIL ASSISTANT با YAHOO MAIL کار می کند چرا که هر دوی این برنامه ها ، نامه ها را به یک حساب الکترونیکی مجزا انتقال می دهند و سپس با استفاده از یک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS از آنها نسخه پشتیبان تهیه می کنند. بنابراین قادر نخواهید بود که نامه های خود را در سرورهای HOTMAIL بازیابی کنید.
3. YAHOO MAIL : این سرویس در YAHOO MAIL نیز همانند HOTMAIL غیر رایگان است و مثل HOTMAIL می توانید برنامه ای رایگان را برای انتقال نامه هایتان به رایانه خانگی خود نصب کنید. این برنامه YPOPS نامیده می شود و از آدرسWWW.YPOPSEMAIL.COM قابل دسترسی است و باز مشابه HOTMAIL به علت اینکه نامه هایتان را به یک حساب پست الکترونیکی انتقال می دهید تا از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید ، قادر نخواهید بود که نامه های ذخیره شده روی سرورهای YAHOO MAIL را بازیابی کنید.